Purchase to Pay

Veel organisaties versturen hun inkooporders rechtstreeks vanuit hun bedrijfsapplicatie en hebben al een digitale oplossing voor factuurverwerking. Toch zijn ze uiteindelijk veel tijd kwijt met het purchase-to-pay proces en zijn er veel mensen bij betrokken. Hoe kan dat? Dat leggen we je uit. En hoe je het oplost! 

Wat is de uitdaging?

Meerdere applicaties

Vaak gebruikt een organisatie meer dan één applicatie in het P2P proces. Bestellingen worden bijvoorbeeld in een ERP applicatie gemaakt, maar de facturen worden geboekt in een boekhoudpakket voor accounting. Hierdoor is het automatisch matchen van een factuur met de bestelling niet mogelijk.

Veel afwijkingen

"Ons P2P-proces is niet te automatiseren, er zitten zóveel afwijkingen in!". Prijsverschillen tussen factuur en bestelling, deelleveringen, manco's, onverwachte extra kosten, afwijkende of ontbrekende artikelnummers, boekingen die over periodes moeten worden uitgespreid. En dat per leverancier verschillend!

Moeilijke facturen

We begrijpen het, sommige facturen zijn écht complex. Pagina's lange documenten met soms wel honderden factuurregels, behorend bij verschillende inkooporders met deelleveringen, onvoorziene kostenregels en nog meer. Wat nu?!

Hoe we dit oplossen

Volledige integratie

Onze oplossing integreert naadloos met meerdere applicaties. Zo kunnen wij de data uit bijvoorbeeld een ERP- of TMS applicatie samenbrengen met de data uit het boekhoudpakket. Zo is er één bron van waarheid om bestelling, ontvangst en factuur met elkaar te matchen. En kan alle informatie direct in alle applicaties worden verwerkt.

Automatische beslissingen 

Ook al zijn er veel afwijkingen in het P2P proces, het lukt ons altijd om het gros ervan terug te brengen naar een rode draad op basis waarvan beslissingen worden genomen over de afhandeling ervan. Dit leggen we vast in een dynamisch model van bedrijfsregels zodat veel afwijkingen alsnog automatisch kunnen worden afgehandeld. 

Ongeëvenaarde AI herkenning

Moeilijke facturen zijn geen enkel probleem voor onze krachtige AI engine! Deze is gebaseerd op de nieuwste technologie en getraind op enorme hoeveelheden facturen. Geloof ons, we hebben alles al voorbij zien komen. Take it to the test en stuur ons een voorbeeld!


Automatische controle en verwerking van facturen in het P2P proces

Wanneer niet alle gegevens van de factuur automatisch herkend worden zal een medewerker de gegevens moeten aanvullen. Dit kost tijd en zeker bij grote aantallen facturen kan dit flink oplopen! De herkenningsgraad van een automatiseringsoplossing is dan ook een belangrijke factor voor het uiteindelijke rendement van P2P automatisering.

Onze krachtige AI modellen zijn specifiek ontwikkeld voor het herkennen van documenten en voorgetraind op enorme hoeveelheden facturen. Hierdoor is het mogelijk om nieuwe facturen vanaf de éérste keer direct goed te herkennen. Wat onze oplossing onderscheidt van andere software is dat zelfs moeilijk te begrijpen facturen met complexe factuurregels goed uit te lezen zijn. En laat daar nu de meeste winst te behalen zijn!
Herkenning factuurkop
  • Leveranciersgegevens (adres, BTW-nr., IBAN, etc.)
  • Klantgegevens (adres, BTW-nr., IBAN, etc.)
  • Factuurdatum
  • Factuurreferentie
  • Order- en/of projectnummer
  • Vervaldatum
  • BTW tarief
  • Totaalbedragen
  • BTW bedragen
  • Etc.
Herkenning factuurregels
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Artikelnummer
  • Order- en/of projectnummer
  • Stuksprijs
  • Korting
  • Totaalprijs
  • BTW tarief
  • Etc.

Naast de bovenstaande gegevens kunnen we eenvoudig extra velden toevoegen die voor jouw bedrijf relevant zijn, waarna ook deze automatisch worden herkend. 

Nadat de factuurgegevens op de factuur zijn herkend vinden direct automatische controles plaats, zoals:

  • Gegevens compleet: staan alle benodigde gegevens op de factuur?
  • Leverancierscontrole: is de leverancier reeds bekend?
  • IBAN check: komt het bankrekeningnummer overeen met de leveranciersfiche?
  • Factuurdatum: ligt de factuurdatum niet te ver in het verleden? 
  • Dubbele factuur: is dezelfde factuur al eerder verwerkt?
  • Inkoop- of kostenfactuur: betreft het een inkoopfactuur of kostenfactuur?
  • Codering: Kunnen coderingsregels automatisch worden opgehaald?
  • Bedrag controle: zijn alle (BTW) bedragen rekenkundig in orde?
  • Etc: Extra gewenste 

Wanneer een factuur uitvalt op één of meerdere controle punten wordt de factuur als taak aangeboden aan een medewerker zodat een beslissing genomen kan worden. Ook kan een factuur automatisch terug worden gestuurd aan de leverancier wanneer bijvoorbeeld het inkoopordernummer ontbreekt.


3-way matching houdt in de de factuur (1) wordt gecontroleerd met de bestelling (2) en met de goederenontvangst (3). Zo weet je precies of wat je hebt besteld ook is ontvangen én of je het juiste bedrag ervoor betaalt. Het maakt voor ons niet uit of deze informatie zich in één of in verschillende bedrijfsapplicaties bevindt.

De matching vindt per factuurregel plaats; zo kunnen we gemakkelijk omgaan met 'moeilijke' facturen waarop zich vele factuurregels bevinden, vaak verspreid over verschillende orders. 

  • Orderreferentie (inkoopordernummer, projectnummer, etc.)
  • Artikelnummer (EAN, etc.)
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Stuksprijs
  • BTW-bedrag
  • Totaalprijs
  • Etc.

Uiteraard komt het regelmatig voor dat een factuur niet klopt, bijvoorbeeld vanwege een prijsverschil of omdat slechts een deel van de goederen is geleverd. Op basis van jouw bedrijfsregels kunnen we veel van deze afwijkingen alsnóg automatisch laten verwerken. Zo leggen we bijvoorbeeld vast hoeveel een factuur mag afwijken op:

  • Bedrag: nominaal (vast bedrag) of percentage
  • Aantallen: nominaal (vast bedrag) of percentage
  • Additionele kosten: transportkosten tot een nominaal bedrag of percentage kunnen automatisch worden goedgekeurd en op een specifieke kostenregel worden geboekt
  • Leverancierspecifiek: voor elke leverancier kunnen andere regels gelden

Zo kunnen veruit de meeste facturen ondanks een verschil alsnog automatisch worden verwerkt en goedgekeurd, waarna de afwijkende data kan worden bijgewerkt in de bedrijfsapplicaties.

Het is verassend hoeveel tijd en frustratie dit scheelt voor de inkopers en goedkeurders! 

Wanneer een factuur volledig is gecontroleerd en eventuele afwijkingen in de 3-way matching binnen de gestelde toleranties vallen dan kan de factuur automatisch worden geboekt en is verdere goedkeuring niet nodig.

Indien er toch goedkeuring voor een factuur moet plaatsvinden, bijvoorbeeld vanwege een afwijking die buiten de toleranties valt of omdat het factuurbedrag boven een bapaalde grens komt, wordt een dynamische workflow gestart. De juiste goedkeurder wordt automatisch geselecteerd op basis van:

  • Administratie
  • Leverancier
  • Inkooporder(s) of projectnummer
  • Gedetecteerde afwijking op de factuur
  • Factuurbedrag
  • Etc.

Goedkeurders ontvangen automatisch een melding via het platform of per e-mail dat een nieuwe taak op ze wacht. Afhankelijk van je wensen zijn er verschillende mogelijkheden tijdens goedkeuring:

  • Factuur goedkeuren
  • Factuur afkeuren
  • Toewijzen andere goedkeurder
  • On hold
  • Credit aanvragen waarbij direct een e-mail wordt verstuurd naar de leverancier
  • Etc.

Mogelijk zijn er voor één factuur meerdere goedkeuringen nodig die opvolgend plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer de directie boven een bepaald bedrag goedkeuring moet geven. Dit is geen probleem. 

Nadat facturen volledig zijn verwerkt worden ze veilig en volgens de bewaarplicht opgeslagen inclusief de complete historie van verwerking en goedkeuring. De facturen worden gekoppeld aan de andere documenten behorend bij het dossier waaronder:

  • Originele bestelling / inkooporder
  • Orderbevestiging
  • Pakbon
  • Afleverbevestiging
  • Correspondentie
  • Etc.
Facturen en andere documenten zijn altijd en overal snel en eenvoudig terug te vinden, zowel op de factuurkenmerken als op woorden die in de factuur voorkomen. 

Automatisering van het purchase-to-pay proces levert doorgaans 80% tijdwinst op